Administración por Objetivos
Qué es la Administración por objetivos (APO)?
La APO es un método por el cual el
gerente y sus subordinados definen las metas en conjunto; las responsabilidades se especifican para cada
uno en función de los resultados esperados, que constituyen los indicadores o patrones de desempeño bajo
los cuales se evaluará a ambos. Analizando el resultado final, el desempeño del gerente y del subordinado
puede evaluarse objetivamente y los resultados alcanzados se pueden comparar con los esperados.
Orígenes de la APO
La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye el modelo administrativo
identificado como el espíritu pragmático y democrático de la Teoría Neo-clásica. Su aparición ocurrió en
1954, cuando Peter F. Drucker, considerado como padre de la APO, publicó un libro sobre administración
por objetivos.
Características de la APO
- Establecimiento conjunto de objetivos entre el gerente y el subordinado: La mayor parte de los sistemas de la APO utiliza el establecimiento conjunto de objetivos. Tanto el gerente como, su subordinado participan activamente en el .proceso de definir y establecer objetivos. Sin embargo, esa participación varía según el sistema adoptado.
- Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición: La APO está fundamentada en la definición de objetivos por posiciones de gerencia. Los objetivos pueden denominarse metas, blancos o finalidades; sin embargo, la idea básica es la misma: determinar los resultados que :el gerente y el subordinado deberán alcanzar. Los objetivos deben cuantificarse en plazos definidos. La mayoría de los casos admite de cuatro a ocho objetivos -para cada posición específica.
- Interrelación entre los objetivos departamentales: Los objetivos de los diversos departamentos o gerentes involucrados deben estar cor-relacionados de forma muy cercana. Esta conexión debe implicar objetivos comerciales con objetivos de producción, u objetivos de un nivel con los objetivos de los niveles superiores e inferiores.
- Énfasis en la medición y en el control de resultados: A partir de los objetivos establecidos, el gerente y el subordinado pasan, entonces, a elaborar los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor forma. Los planes tácticos son los medios para alcanzar los objetivos departamentales. En la secuencia, los planes tácticos se desdoblarán y se detallarán en planes operacionales En todos los planes tácticos y operacionales, la APO erifatiza la cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los resultados alcanzados y compararlos con los planeados. Si un objetiva no puede medirse, sus resultados no pueden conocerse. La medición y el control son los elementos que causan las mayores dificultades en la implantación de la APO.
- Continua evaluación, revisión y modificación de los planes: Todos los sistemas de la APO implican la evaluación y la revisión regular del proceso y de los objetivos por alcanzar permitiendo que se tomen las providencias y que se establezcan nuevos objetivos para el siguiente periodo. Existe un ciclo típico de la APO que involucra las etapas descritas a continuación:
a. A partir de los objetivos organizacionales y de la
Planeación Estratégica, se establecen los objetivos departamentales para el primer año, entre el
gerente del departamento y su superior.
b. El gerente elabora el Pían Táctico que permite alcanzar los objetivas departamentales establecidos.
c. El gerente elabora con sus subordinados los Planes Operacionales necesarios para la implementación del Plan Táctico de su departamento.
d. Los resultados de la ejecución de los planes se
evalúan y comparan continuamente con los objetivos establecidos.
e. En función de los resultados obtenidos, se procede a la revisión y, en su caso, al reajuste de los
planes o de los objetivos establecidos.
f. En el siguiente ciclo se establecen los objetivos
departamentales para el segundo año, entre el
gerente del departamento y su superior, tomando como base los resultados del primer año.
g. Se repite la secuencia del ciclo anterior
6. Participación activa de las gerencias y de los
subordinados: Existe una intensa participación del gerente y del subordinado. Cuando el gerente define los objetivos, se
los vende a los subordinados, los mide y evalúa el progreso. El proceso se torna mucho más en un control
por objetivos que en una administración por objetivos.
7. Apoyo intensivo del personal: La implantación de la APO requiere del apoyo intenso
de un personal entrenado y preparado. No se aconseja
el abordaje del tipo "hazlo tú mismo" en la APO, pues
ésta exige coordinación e integración de esfuerzos, lo
que puede ser llevado a cabo por el personal.
Elementos de la APO
Fijación de la APO
La "administración por objetivos es un modelo de administración por medio del cual las gerencias de una organización establecen metas para sus administraciones
al principio de cada periodo, de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de la empresa y en consonando;
con las metas generales de la organización estableadas
por los accionistas, a través cíe la dirección." Un "objetivo es un enunciado por escrito sobre los resultados
que serán alcanzados en un determinado periodo
Criterios de selección de los objetivos
Los criterios para la selección de los objetivos se establecen de acuerdo con la prioridad y su contribución para el alcance de los resultados clave de la empresa. He aquí, algunos criterios:a. Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los resultados.
b. El objetivo debe ser específico, mensurable, claro y basarse en datos concretos: qué, cuánto y cuándo.
c . Enfocar los objetivos en la actividad y no en la persona.
d. Detallar en cada objetivo metas parciales.
e. Usar lenguaje comprensible para los gerentes.
f. Mantenerse dentro de los principios de la administración. Concentrarse en los blancos vitales del negocio y no dispersarse en actividades secundarias.
g. El objetivo debe indicar los resultados que deben alcanzarse, pero no deben limitar la libertad de selección de los métodos. Indicar el cuánto, pero no el cómo.
h. El objetivo debe ser difícil de alcanzar, y requerir de un esfuerzo especial, pero no hasta el punto de ser imposible.
i. El objetivo debe representar una tarea suficiente para todo el ejercicio fiscal de la empresa.
j, El objetivo debe estar'conectado al plan de utilidades de la empresa, que debe ser, para algunos autores, el último objetivo.
Jerarquía de los objetivos
a. Objetivos estratégicos. Son los llamados objetivos
organizacionales; es decir, objetivos amplios que
abarcan la organización como una totalidad. Sus
características básicas son: globalidad y largo
plazo.
b. Objetivos tácticos. Son los llamados objetivos departamentales; es decir, objetivos referentes a cada
departamento de la organización. Sus características básicas son: conexión con cada departamento y mediano plazo.
c. Objetivos operacionales. Son objetivos referentes a cada actividad o tarea. Sus características básicas
son: desglose y corto plazo.
Ciclo de la APO
Aplicación incompleta y superficial de la APO
La APO falla cuando se utiliza de forma incompleta y superficial, a saber:1. Los objetivos organizacionales se definen superficialmente y no reflejan los intereses reales de la organización.
2. No hubo experiencia adecuada para la realización del plan estratégico: el levantamiento fue incompleto o se hizo fuera de época.
3. Si los resultados inmediatos son inaccesibles, las personas se ponen impacientes en relación con todo el proyecto.
4. No se toman las providencias para revisar, actualizar periódicamente el plan en relación a los cambios que ocurrieron, fluctuaciones en el escenario económico, y al desarrollo tecnológico y cambios en las tendencias sociales. Esto hace que la APO se vuelva obsoleta y quede fuera de enfoque rápidamente.
Aspectos de los programas exitosos de la APO
Los programas exitosos de la APO incluyen los siguientes aspectos:1. Énfasis consciente en la formulación de objetivos consensuales
2. Frecuente interacción y retro-alimentación (feedback) entre subordinados y superiores en cuanto al progreso frente a los objetivos, remoción de obstáculos o necesidades de revisión de los objetivos. 3. Oportunidades de participación, incluso cuando las decisiones finales deben tomarse en la cúpula de la empresa.
Ejemplo de Administración por Objetivos
Opiniones de los integrantes:
Laura Ulloa:
Gracias a esta unidad y tema comprendí que las empresas tienen que tener una definición de objetivos que se deben llevar a cabo dentro de la organización, la APO se puede clasificar en Por su origen y tiempo, que consiste en objetivos para todo la empresa y que son permanentes y vitales para mantener el orden y la estética de esta, Por su jerarquía y función, que consiste en objetivos por cada área de la empresa.
Asignaciones de la unidad
PRESENTACIÓN DE LA APO EN GENIALLY
PRESENTACIÓN DE LA APO EN GENIALLY II
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